Vad är en personuppgift och vad är behandling av personuppgifter?
Allt som direkt eller indirekt kan härledas till en fysisk person som är i livet omfattas av begreppet personuppgifter. Det handlar inte bara om namn och personnummer utan även om till exempel bilder och e-postadresser.
Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna i IT-systemen, oavsett om det handlar om mobila enheter eller datorer. Det handlar om till exempel insamling, registrering,
strukturering, lagring, bearbetning och överföring. I vissa fall kan även sådant som sker utanför ITsystemen ses som behandling. Det gäller när det är fråga om register.
Vem är ansvarig för de personuppgifter vi behandlar?
Personuppgiftsansvarig kallas den som bestämmer varför och hur personuppgifter ska behandlas. En personuppgiftsansvarig kan till exempel vara en kommun, myndighet, organisation eller ett företag. SACS ansvarar för de personuppgifter vi lagrar.
Adress: Storgatan 5, 114 44 Stockholm.
Om du har frågor om dina personuppgifter kan du kontakta oss via: kansliet@civilsecurity.se
Vilka personuppgifter samlar vi in om dig och i vilket syfte?
När du blir medlem hos oss
För att administrera medlemskapet för din organisation och hantera medlemsserviceärenden, lagrar
vi vissa av dina personuppgifter i vårt medlemsregister. Behandlingen av dina personuppgifter är
nödvändig för att tillgodose vårt och ditt intresse av att hantera medlemsserviceärenden. Detta så
kallade berättigade intresse tillsammans med det ingångna medlemsavtalet utgör en rättslig grund
för oss att spara dina personuppgifter. När din organisation blir medlem får du också information om
hur vi behandlar dina personuppgifter.
Vi behandlar i huvudsak ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer och din befattning. Ibland
kan ytterligare information behandlas, till exempel om du är riksdagsledamot eller lokalpolitiker, men
bara om du själv kan anses ha offentliggjort informationen. För vissa tjänster kan du även, men
måste inte, uppge intresseområden. Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att tillhandahålla de
tjänster och produkter du har begärt (exempelvis ett nyhetsbrev eller deltagande i en utbildning). Vi
kommer även behandla dina personuppgifter för att vårda och administrera vår relation med dig
samt, i tillämpliga fall, för att administrera avtalet med dig eller med din arbetsgivare. Vi kan även komma att informera dig om våra kurser, evenemang och annat som vi finner ligga i såväl ditt som
vårt intresse.
Därutöver kan vi komma att använda dina personuppgifter för att informera dig om produkter och
tjänster som vi erbjuder och som kan vara av intresse för dig. Om du är en yrkesanvändare kan vi
även informera dig om produkter och tjänster från våra medlemsorganisationer och partners.
Om du är yrkesanvändare kan analys och bearbetning av uppgifterna (inklusive för profilering) som vi
får ta del av enligt ovan (såsom uppgifter i samband med beställning av tjänster eller produkter eller
deltagande i seminarium eller aktiviteter anordnade av oss) komma att ske. Syftet är att ge mer
anpassad och relevant information till dig.
SACS behandlar alltid dina personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning. Vi behandlar dina
personuppgifter då det är nödvändigt för att fullgöra ett avtal med dig eller svara på din begäran om
service eller då vi har ett annat legitimt och berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter,
t ex ett intresse av att få marknadsföra våra tjänster.
Om SACS skulle behandla dina personuppgifter för något ändamål som kräver ditt samtycke kommer
vi att inhämta ditt samtycke i förväg. Vissa personuppgifter kan vara obligatoriska att tillhandahålla, t
ex för att vi ska kunna tillhandahålla en tjänst eller fullgöra en annan begäran från dig. Detta kommer
då att anges eller framgå i samband med att uppgifterna samlas in.
För medarbetare i medlemsföretag
För medarbetare i medlemsföretag kan vi komma att behandla personuppgifter även på andra sätt
än vad som nämnts ovan. Detta är främst kopplat till arbetsgivarens medlemskap och gäller för olika
kontaktpersoner. Uppgifter om kontaktpersoner kan behövas för att hantera medlemskapet och
frågor kopplade till det. Det kan röra exempelvis uppgifter kring medlemskap i olika arbetsgrupper.
Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter?
Insamling av dina personuppgifter sker exempelvis då du anger dina uppgifter i samband med att du
anmäler dig för att få nyhetsbrev, deltar på seminarier och andra event, beställer tjänster och/eller
produkter från oss eller tar kontakt med oss. Även när det företag du arbetar på ansöker om
och/eller ingår i en värvningskampanj kan uppgifter samlas in om personer i ledande roller på
företaget. Ibland hämtar vi uppgifter från tredje part.
Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?
Personuppgiftsbiträden
I en del situationer är det nödvändigt för oss att anlita andra parter för att kunna utföra vårt arbete.
Det handlar exempelvis om att vi använder oss av olika IT-leverantörer. De är att betrakta som
personuppgiftsbiträden till oss.
SACS har ansvar för att skriva avtal med samtliga personuppgiftsbiträden och lämna instruktioner om
hur dessa får behandla personuppgifterna. Vi kontrollerar självklart alla personuppgiftsbiträden för
att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för
personuppgifterna.
När personuppgiftsbiträden anlitas sker det bara för de ändamål som är förenliga med de ändamål vi
själva har för behandlingen.
Aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga
Vi delar även dina personuppgifter med vissa andra aktörer som är självständigt
personuppgiftsansvariga. Det kan både handla om myndigheter, såsom Skatteverket, och om andra
medlemsorganisationer. Vissa uppgifter lämnas även för statistiska ändamål.
När dina personuppgifter delas med en aktör som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den
organisationens personuppgiftspolicy och personuppgiftshantering. Vi kan komma att anlita leverantörer och partners att utföra uppgifter för SACS räkning, t ex för att tillhandahålla IT-tjänster eller hjälpa till med marknadsföring, analyser eller statistik. Utförandet av dessa tjänster kan innebära att dessa mottagare får tillgång till dina personuppgifter. SACS kan även komma att lämna ut personuppgifter till tredje part, som t.ex. polisen eller annan myndighet, om det rör utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.
Var behandlar vi dina personuppgifter?
Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES men ibland är det inte
möjligt. För visst IT-stöd kan uppgifterna föras till ett land utanför EU/EES. Det gäller till exempel om vi delar dina personuppgifter med ett personuppgiftsbiträde som, antingen själv eller genom en
underleverantör, är etablerad eller lagrar information i ett land utanför EU/EES. Som
personuppgiftsansvariga är vi ansvariga för att vidta alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska
åtgärder för att säkerställa att dessa behandlingar sker i enlighet med bestämmelser inom EU/EES.
När personuppgifter behandlas utanför EU/EES garanteras skyddsnivån antingen genom ett beslut
från EU-kommissionen om att landet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller genom
användandet av så kallade lämpliga skyddsåtgärder. Hit hör bland annat ”Privacy Shield”
användningen av ”Binding Corporate Rules” och olika avtalslösningar. Om du vill ha ytterligare
information om dessa skyddsåtgärder är du välkommen att kontakta oss. Standardiserade
modellklausuler för dataöverföring, som fastställts av EU-kommissionen, finns även tillgängliga på
EU-kommissionens webbplats.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Vi har
utarbetat rensningsrutiner för att säkerställa att personuppgifter inte sparas längre än vad som
behövs för det specifika ändamålet. Hur länge detta är varierar beroende på skälet för behandlingen.
Vissa uppgifter i bokföringen behöver p g a lagstiftning t ex sparas minst sju år medan uppgifter om
t.ex. specialkost vid deltagande vid evenemang raderas inom någon vecka efter a
Vad är dina rättigheter som registrerad?
Som registrerad har du enligt gällande lagstiftning ett antal rättigheter. Hur du ska gå tillväga för att
hantera dina rättigheter, se stycket ”Hantera dina rättigheter” längre ned. Här nedan listar vi den
registrerades rättigheter.
Rätt till registerutdrag (rätt till tillgång)
Om du vill veta vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till
uppgifterna. När du lämnar en sådan begäran kan vi komma att ställa en del frågor för att se till att
det blir en effektiv hantering av din begäran. Vi kommer också vidta åtgärder för att säkerställa att
uppgifterna begärs av och lämnas till rätt person.
Rätt till rättelse
Om du upptäcker att något är fel har du rätt att begära att dina personuppgifter rättas. Du kan också
komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter.
Rätt till radering
Du kan begära att vi raderar de personuppgifter vi behandlar om dig bland annat om:
• Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för.
• Du invänder mot en intresseavvägning vi gjort baserat på vårt berättigade intresse, där ditt skäl
för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse.
• Personuppgifterna behandlas på olagligt sätt.
• Personuppgifterna har samlats in om ett barn (under 13 år) som du har föräldraansvaret för.
• Om uppgiften inhämtats med stöd av ditt samtycke och du vill återkalla ditt samtycke.
Vi kan dock ha rätt att neka din begäran om det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att
omedelbart radera vissa personuppgifter. Det kan också vara så att behandlingen är nödvändig för
att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Om vi är förhindrade att radera dina personuppgifter kommer vi att blockera personuppgifterna från
att kunna användas för andra syften än det syfte som gör att de inte kan raderas.
Rätt till begränsning
Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Om du motsätter dig att
personuppgifterna vi behandlar är korrekta kan du begära en begränsad behandling under den tid vi
behöver för att kontrollera huruvida personuppgifterna är korrekta.
Om, och när, vi inte lägre behöver dina personuppgifter för de fastställda ändamålen är vår rutin
normalt att uppgifterna raderas. Om du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller
försvara rättsliga anspråk, kan du begära begränsad behandling av uppgifterna hos oss. Det innebär
att du kan begära att vi inte rensar och raderar dina uppgifter.
Om du har invänt mot en intresseavvägning av berättigat intresse som vi har gjort som laglig grund
för ett ändamål kan du begära begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera
huruvida våra berättigade intressen väger tyngre än dina intressen av att få uppgifterna raderade.
Om behandlingen har begränsats enligt någon av situationerna ovan får vi bara, utöver själva
lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att
skydda någon annans rättigheter eller ifall du har lämnat ditt samtycke.
Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling
Du har alltid en rätt att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en
intresseavvägning. Du har också alltid rätt att slippa direktmarknadsföring.
Rätt till dataportabilitet
Du har, som registrerad rätt till dataportabilitet om vår rätt att behandla dina personuppgifter
grundar sig antingen på ditt samtycke eller fullgörande av ett avtal med dig. En förutsättning för
dataportabilitet är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserat.
Hantera dina rättigheter
Vi är alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter. Vill du veta mer om
vilka personuppgifter vi behandlar om just dig får du gärna kontakta oss för att få tillgång till dina
uppgifter.
När du begär att få tillgång till dina personuppgifter kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter
för att säkerställa en effektiv hantering av din begäran och att informationen lämnas till rätt person.
Hur hanterar vi personnummer?
I möjligaste mån undviker vi att behandla personnummer. I vissa fall är det dock motiverat med
hänsyn främst till att vi behöver ha en säker identifiering. Vad avser behandling av personnummer i
form av organisationsnummer för enskild näringsverksamhet så krävs denna behandling så länge
företaget är medlem genom att organisationsnumret utgörs av personnumret.
Hur skyddas dina personuppgifter?
Vi arbetar aktivt för att säkerställa att personuppgifter hanteras på ett säkert sätt. Det gäller såväl
genom tekniska som organisatoriska skyddsåtgärder.
Tillsynsmyndighet
Datainspektionen (som inom kort byter namn till Integritetsskyddsmyndigheten) är ansvarig
myndighet för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen kring dataskydd. Om du anser att vi
agerar felaktigt kan du kontakta Datainspektionen, se datainspektionen.se
Kontakta oss vid frågor om hur vi behandlar personuppgifter!
Om du har frågor om hur vi behandlar personuppgifter eller har en begäran i enlighet med ovan
rättigheter är du alltid välkommen att kontakta oss på: kansliet@civilsecurity.se eller via telefon på: 08-782
08 50.
Om förändringar i personuppgiftspolicyn
Vi kan komma att göra ändringar i vår personuppgiftspolicy. Den senaste versionen av policyn finns
alltid på vår webbplats www.civilsecurity.se.
Här kan ni ladda ner GDPR-SACS-Personuppgiftsspolicy